Por Vanderlei Kichel* – 07.02.2018 –
O inventário de estoque é uma tarefa trabalhosa e driblar os entraves deste processo só é possível por meio de planejamento. As boas práticas irão ajudar a fazer um plano de ação para facilitar a contagem dos produtos e melhorar a gestão do seu estoque a curto, médio e longo prazo.
Primeiramente, a adoção da leitura do código de barras e a organização das atividades que norteiam a contagem irão reduzir consideravelmente o tempo que você utiliza para fazer o balanço de estoque. Além disso, existem atividades que antecedem o dia da contagem que farão toda a diferença no final. Não deixe para decidir tudo em cima da hora porque a probabilidade de algo não sair como esperado é bem grande.
Listamos a seguir as dez principais etapas de um processo de contagem de estoque.
1. Decida quando o inventário de estoque será realizado: defina o dia e a hora em que a contagem será iniciada. Estas duas informações serão o ponto de partida para o resto do planejamento. Leve em consideração a quantidade aproximada de produtos que existe no seu estoque e o tempo médio gasto para contagem dos últimos anos.
2. Defina quem irá participar da contagem: leve em consideração optar por colaboradores comprometidos e preocupados em cuidar dos mínimos detalhes.
3. Crie equipes e nomeie líderes para execução de todo processo: quanto mais cabeças pensarem, melhor será o resultado. Indiferente da quantidade de pessoas que irão participar, é muito importante criar equipes e nomear líderes para o processo da contagem. Os líderes terão o papel de coordenar os times e agir como facilitadores caso alguém tenha dúvidas ou precise de ajuda.
4. Determine como e quais ferramentas irá utilizar: utilize a tecnologia para facilitar o processo, entre elas aplicativo móvel, coletor de dados (sem fio), computador com leitor de código de barras e etc.
5. Hora de organizar os produtos e o local da contagem: o estoque precisa estar impecável para a hora da contagem. Então siga esse checklist: organize o ambiente e deixe os códigos de barras visíveis de forma que favoreça a contagem; para evitar erro no inventário, certifique-se e defina como será realizada a contagem das caixas e, ou, produtos que estão espalhados pelas outras dependências da loja e verifique se os produtos com defeito devem ser contabilizados.
6. Defina por onde começar e terminar: defina uma rota para a loja e outra para o depósito; divida as equipes e qual será a rota de cada uma no balanço de estoque.
7. Demonstre e teste o processo que foi definido: teoria e prática são coisas diferentes. Então ficam as dicas: enquanto estiverem realizando a contagem, se for preciso parar, tenha como regra que seu colaborador deve colocar a mão em cima da caixa que contou por último. Outra prática válida é puxar a caixa para não correr o risco de se perder. E, não se esqueça, é importante identificar de alguma forma os lugares onde a contagem já foi realizada. Sugerimos que faça um treinamento simples e prático. Todos precisam entender o que fazer e como fazer para que o objetivo final seja atingido.
8. Está tudo planejado, agora é só executar: acompanhe durante alguns minutos cada equipe para se certificar de que tudo está indo como esperado. Se algo não está dando certo, pare, reúna algumas pessoas e encontrem uma solução.
9. Auditoria da contagem: ao finalizar a contagem do inventário de estoque, confira se todos os locais da loja e depósito estão identificados como contabilizados. Se algo passou batido, veja a equipe responsável e peça que verifiquem. Se tudo foi contado, hora de fazer a contabilização final.
10. Momento de fazer o acerto do inventário: após finalizar a contagem e auditar o ambiente, é hora de fazer os ajustes necessários no estoque. No fechamento, se ocorrerem divergências é importante fazer uma nova contagem para confirmar se a quantidade contada na primeira vez está correta. Depois disso, faça os acertos de acordo com a política interna da sua loja.
* Vanderlei Kichel é CEO SetaDigital, software house especializada no varejo calçadista.
