Cuiabá digitaliza aprovação de projetos de construção e ganha 50% de agilidade

Da Redação – 22.07.2016 –

A prefeitura de Cuiabá (MT) adotou uma tecnologia de colaboração em nuvem para otimizar a aprovação dos projetos de construção na cidade. O Colaborativo – como chama a solução desenvolvida e fornecida pelo Construtivo – já funciona há um ano, período no qual agilizou em 50% esses processos, segundo o secretário municipal de meio ambiente e desenvolvimento urbano da cidade, Alan Resende Porto.

Segundo ele, a ferramenta informatizou todo o processo de troca de informações entre os autores dos projetos e a prefeitura. Antes, esse processo era iniciado com a impressão das plantas e envio das vias físicas, algo bem mais lento do que do sistema informatizado atual. “O responsável pelo empreendimento acessa o Colaborativo através do site da prefeitura e protocola a sua solicitação de aprovação de empreendimento juntamente com o carregamento do projeto e das informações complementares necessárias em formato digital. Para cada tipo de empreendimento há um check list de documentos necessários”, explica Porto.

Com os dados cadastrados, através da tecnologia de workflow (fluxo de trabalho), o sistema distribui automaticamente as atividades aos fiscais, analistas e coordenadores, até a liberação e assinatura do alvará. Com a mesma tecnologia, a prefeitura pode registrar os requisitos não atendidos, guias de pagamento e devolver o processo ao interessado através dos recursos de colaboração existentes no sistema.

Além de ser o canal direto de comunicação entre os envolvidos, a ferramenta permite o controle em tempo real dos processos internos, como por exemplo, a quantidade de documentos analisados pelos técnicos, quanto será gerado de ISS (Imposto sobre Serviço) e a previsão das obras. “É mais do que uma ferramenta de aprovação digital. Conseguimos ter uma gestão completa, transparente e segura”, diz o secretário.

Redução de custos

Hoje, a Prefeitura de Cuiabá conta com dez analistas que realizam o processo de aprovação digital. “Como o sistema é on-line, conseguimos ter total visibilidade no tempo de aprovação dos projetos de cada analista, o que traz uma maior eficiência na fiscalização das atividades e, consequentemente, um menor tempo de análise. Considerando que 12% do custo total de um projeto reside na burocracia do processo de aprovação, podemos considerar que hoje é possível reduzir ou eliminar este percentual”, explica Porto.

Para garantir a continuidade do uso do sistema, independente da troca de gestão, os servidores da secretaria receberam treinamentos sobre a tecnologia e hoje nenhum projeto pode ser realizado de forma manual. “Logo após os treinamentos, entramos na fase de maturação e hoje conseguimos consolidar o uso da solução. A aceitação vai além dos servidores. Muitas prefeituras vêm nos procurar como referência no processo de aprovação digital para replicar o modelo em suas cidades”, diz ele, concluindo que o próximo passo será unir esforços com outras secretárias e órgãos municipais para gerar novos índices, como o crescimento de empreendimentos em determinada região da cidade.