Digitalização cria escritórios inteligentes

Sandra Maura – 10.12.2020 –

Quase 40% das companhias consideram, hoje, uma redução gradual no tamanho de suas instalações

Mesas vazias e prédios inteiros em silêncio. Nos últimos meses, essa tem sido a situação de inúmeros escritórios espalhados pelo mundo afora. Mas e agora: com novas formas de controle da pandemia começando a avançar, será que voltaremos à rotina de trabalho que nos acostumamos ao longo do tempo?

Essa é uma pergunta que, aos poucos, está sendo respondida pelos departamentos e especialistas em Recursos Humanos de organizações em todo o globo. E a disputa está acirrada – há quem defenda, por exemplo, que o Home Office é a única saída possível; outros não veem a hora de voltar às sedes e unidades de suas companhias.

O único ponto em que todos acabam concordando é que nada mais será como antes. E isso significa, portanto, que aquele velho padrão de escritório é coisa do passado. Para o futuro, o ambiente de trabalho terá de ser reinventado, incluindo soluções que permitam ampliar a inteligência da gestão dos espaços e, principalmente, colocando a saúde das pessoas como prioridade para as organizações.

É nesse sentido que a transformação digital dos serviços de RH pode se tornar um elemento ainda mais estratégico e urgente para os líderes executivos e gestores de talentos. De acordo com o Gartner, 70% das grandes empresas globais aceleraram suas iniciativas de digitalização neste período de crise, impulsionando a transformação de processos de colaboração e rastreabilidade de produção.

Outro estudo, produzido por uma consultoria londrina, indica que quase 40% das companhias consideram, hoje, uma redução gradual no tamanho de suas instalações. Essa medida é impulsionada por dois motivos: a redução de custos com aluguéis ou manutenção da estrutura e pela demanda por escalas de trabalho mais flexíveis. Em outras palavras, os gestores de RH estão sendo desafiados a montar uma realidade cujo modelo de trabalho será a cada dia mais híbrido, mesclando formatos remotos e presenciais de operação.

Por isso, embora seja verdade que boa parte dos investimentos em tecnologia estejam sendo aplicados à otimização dos custos e ao aprimoramento das formas de vendas, também é essencial aproveitar o momento e avançar na digitalização da gestão de RH. É fundamental garantir assertividade às etapas de gerenciamento de escalas, organização de workstations e jornadas de operação, agregando recursos que permitam o controle rápido e efetivo de processos estratégicos para otimizar a produtividade da companhia.

Não se trata mais de uma simples inovação pensando no futuro. O momento exige que a principal prioridade das equipes de RH seja, de fato, encontrar meios que possibilitem a administração do fluxo e a densidade de pessoas dentro dos escritórios, maximizando a experiência e a produtividade dos funcionários, sem colocar ninguém em risco – incluindo a lucratividade das ações da empresa, evidentemente.

O que as empresas precisam é de um novo pensamento orientado ao uso assertivo da tecnologia como um ativo de organização e aprimoramento imprescindível. Até porque, por mais que o trabalho remoto seja uma tendência indiscutível, também é bastante claro que os líderes corporativos deverão planejam seus modelos de trabalho com cautela.

Não se trata de escolher o Home Office ou retomar a rotina nos escritórios como no mundo pré-pandemia. A importância do contato presencial e da comunicação aberta para manter um bom relacionamento com os colaboradores segue importante, assim como a possibilidade de oferecer mais qualidade de vida e flexibilidade às pessoas também.

O equilíbrio nessa conta só acontecerá com o uso de ferramentas que maximizem o potencial de ambas as possibilidades. Otimizar escalas internas e acessos a distância são dois lados de uma mesma moeda que a pandemia de Covid-19 já nos mostrou que veio para ficar.

Nesse sentido, contar com o apoio de empresas especializadas – e com experiência nos processos de digitalização e transformação de processos -, torna-se uma grande possibilidade para disponibilizar soluções que, de fato, agreguem valor para a organização das equipes, e que ajudem a promover uma experiencia diferenciada ao colaborador, com segurança e eficiência real.

A boa notícia nesse cenário é que já é possível simplificar os controles de forma rápida e automatizada. Ou seja, é preciso apenas dar o primeiro passo e entender que o RH também terá papel fundamental na organização das companhias no amanhã. Os escritórios inteligentes não serão mais divididos por paredes e baias – ele se misturará com as casas de quem está na operação. A tecnologia pode unir esses dois mundos, eliminando fronteiras e garantindo que a inovação seja realmente prática e efetiva para todos.

Sandra Maura é CEO da TOPMIND

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